Se avete prenotato un soggiorno presso di noi, prima del vostro arrivo o subito dopo riceverete una cortese richiesta: Si prega di inviare una foto del passaporto o del documento d'identità di tutti i soggiornanti. La registrazione degli ospiti in Italia è una procedura che talvolta suscita delle perplessità. Perché è necessaria? È sicura? Le informazioni che fornirò saranno gestite in modo appropriato?
Comprendiamo appieno la reazione — quindi chiariamo. In breve: È legge italiana, siamo obbligati a farlo, ed è esattamente la stessa cosa in tutti gli hotel, B&B e affittacamere in tutto il paese. Ecco la storia completa.
È la legge, non una preferenza
Ogni struttura ricettiva in Italia, dall'hotel a cinque stelle di Roma ai nostri appartamenti qui ad Amantea, è legalmente tenuta a comunicare l'identità degli ospiti che pernottano alla Polizia di Stato. Polizia di Stato. Questa non è una regola di Airbnb o di Amantea Dreams. Deriva da una legge nazionale di pubblica sicurezza (articolo 109 del TULPS, la legge di pubblica sicurezza consolidata italiana) in vigore da decenni.
La segnalazione avviene tramite un portale ufficiale del governo denominato Alloggiati Web, gestita dalla Polizia di Stato e collegata alla questura locale — il Questura. Quando effettuate il check-in in un hotel in Italia e consegnate il passaporto alla reception affinché venga controllato e registrato, è proprio questo che fanno. In qualità di host indipendenti che offrono il check-in autonomo, facciamo esattamente la stessa cosa: semplicemente lo gestiamo a distanza, poiché non possiamo sempre essere presenti all’ingresso per accogliervi di persona.
Allora, dove finiscono effettivamente i miei dati?
Direttamente alla Polizia di Stato, e in nessun altro luogo. Inseriamo i vostri dati nel sistema ufficiale Alloggiati Web, e il portale ci restituisce una ricevuta firmata digitalmente a conferma della segnalazione effettuata. Tale ricevuta costituisce la nostra prova di conformità e siamo legalmente tenuti a conservarla.
Lo scopo è esclusivamente la sicurezza pubblica: il sistema consente alle autorità di sapere chi soggiorna dove in una determinata notte. Tutto qui. È lo stesso principio alla base del check-in in qualsiasi hotel in qualsiasi parte del mondo.
Cosa ci aspettiamo da voi
Per compilare correttamente il rapporto, abbiamo bisogno dei seguenti dati relativi a ciascuno ospite che pernotta:
- Nome completo (come riportato sul documento d'identità)
- Data e luogo di nascita
- Nazionalità
- Tipo di documento di identità e relativo numero (passaporto o carta d’identità nazionale)
Poiché offriamo il servizio di check-in autonomo e non sempre possiamo accogliervi all’ingresso, il modo più semplice per risolvere la questione è che ci inviate una foto nitida del passaporto o della carta d’identità — lo stesso documento con cui viaggiate — tramite un canale sicuro: il vostro Messaggi su Airbnb o Booking.com, oppure WhatsApp. Ci vuole circa un minuto e risparmia a tutti il fastidio di dover organizzare un incontro di persona tenendo conto degli orari di arrivo e dei ritardi dovuti al viaggio.
Tutti i soggiornanti devono essere registrati — dai neonati agli adulti, senza eccezioni — pertanto si prega di includere ogni membro del proprio gruppo, compresi i bambini.
Cosa succede effettivamente alla Sua foto
Sappiamo che la consegna di un documento d'identità mette le persone a disagio, pertanto ecco l'intero processo, dall'inizio alla fine, senza nulla di nascosto:
- La foto la invia Lei prima del Suo arrivo o al momento del check-in.
- Abbiamo letto le informazioni richieste da esso e inserirli nel portale Alloggiati Web.
- Il portale conferma la presentazione della domanda con una ricevuta ufficiale, firmata digitalmente, tale ricevuta è la solo cosa custodiamo.
- Eliminiamo la foto — dalla chat e dal nostro dispositivo — non appena i dati saranno stati registrati.
Ecco fatto. L’immagine rimane visibile solo il tempo necessario per inserire i vostri dati in un modulo governativo, dopodiché scompare.
Non si sente a proprio agio nell'inviare il documento d'identità di Suo figlio? Ecco un'alternativa
Comprendiamo perfettamente i genitori che preferiscono non inviare una foto del documento d’identità del proprio figlio. Se questo è il vostro caso, non siete tenuti a farlo: per i minori, possiamo infatti effettuare la registrazione utilizzando solo i seguenti dati. È sufficiente inviarci, per bambino:
- Cognome e nome (Cognome / Nome)
- Sesso (Sesso)
- Data di nascita (Data di nascita)
- Luogo di nascita (Luogo di nascita— comune e provincia se nato in Italia, altrimenti solo il paese
- Cittadinanza (Cittadinanza)
Questo è tutto ciò di cui il sistema di polizia ha bisogno per un minore. Non è richiesta la foto del bambino sul documento.
Ciò che facciamo senza alcun dubbio Non farne qualcosa
Riteniamo che valga la pena essere chiari su questo punto, poiché di solito è proprio questo il vero motivo di preoccupazione:
- Ci occupiamo di Non vendere, condividere o utilizzare le tue informazioni per scopi di marketing.
- Ci occupiamo di Non Conservi i Suoi documenti: la foto viene utilizzata esclusivamente per la compilazione della segnalazione, per poi essere cancellata dalla chat e dal nostro dispositivo non appena i Suoi dati saranno stati inseriti. L’unica traccia che conserviamo è la ricevuta ufficiale del portale.
- Noi siamo Non effettuare alcun tipo di verifica creditizia, controllo dei precedenti o qualsiasi altra operazione oltre alla registrazione legale.
Siamo una piccola azienda a conduzione familiare. Trattiamo i vostri dati come vorremmo che fossero trattati i nostri e, oltre a tutto il resto, siamo soggetti alla normativa italiana e dell’Unione Europea in materia di privacy (GDPR).
La tempistica è importante (un piccolo favore da chiedere)
La legge ci concede un lasso di tempo molto ristretto per effettuare la registrazione dopo il Suo arrivo — anche solo poche ore in caso di soggiorno breve. Il mancato rispetto di tale termine non comporta per noi una semplice ammonizione; viene infatti considerato un grave problema di sicurezza pubblica, soggetto a sanzioni concrete.
Pertanto, la cosa più utile che potete fare è Ci invii le foto d'identità prima del Suo arrivo, o al momento del check-in. Le richiederà due minuti, ci consentirà di rispettare gli obblighi normativi e ci permetterà di dedicare il momento del Suo arrivo a discutere di dove mangiare e cosa visitare, anziché doverci occupare delle pratiche burocratiche.
Un’altra cosa che noterete: la tassa di soggiorno
Già che siamo in tema di trasparenza, c’è un secondo piccolo aspetto che vale la pena segnalare, affinché non vi cogliate alla sprovvista: il Imposta di soggiorno (tassa di soggiorno).
Si tratta di una procedura completamente distinta dalla registrazione dell’identificativo di cui sopra: legge diversa, finalità diversa. Si tratta di una modesta tassa locale stabilita dal Comune di Amantea per contribuire al finanziamento di servizi quali la manutenzione delle spiagge, la pulizia e i servizi turistici locali. In questo caso l’importo ammonta a 2 € a persona, a notte, per gli ospiti dai 12 anni in su (i bambini di età inferiore ai 12 anni sono esenti). È importante sottolineare che si tratta di limitato a 7 notti consecutive — pertanto, anche in caso di soggiorno più lungo, l’importo massimo che dovrete mai pagare è 14 € a persona (7 notti × 2 €), senza alcun addebito per le notti successive alla settima. Come la norma relativa al documento d’identità, tale disposizione si applica a tutte le strutture ricettive della città, non solo alla nostra — e noi ci limitiamo a riscuotere l’importo per conto del Comune e a versarlo.
Forniamo una spiegazione dettagliata del processo di calcolo, identifichiamo i soggetti esenti ed elenchiamo le modalità di pagamento nel nostro articolo intitolato “La Tassa di soggiorno.”La prego di tenere d'occhio quell'articolo.
In sintesi
Chiedervi un documento d’identità non significa che abbiamo intenzioni losche, ma che agiamo nel rispetto della legge. Ogni struttura ricettiva legittima in Italia procede esattamente in questo modo e, onestamente, se un ospitante non Chiedere, è quella su cui dovreste interrogarvi.
Grazie per la vostra comprensione e per averci aiutato a garantire la massima trasparenza. Ora… vi aiuteremo a sistemarvi e vi indicheremo le cose più interessanti. Amantea vi aspetta.
Registrazione Ospiti in Italia: Domande Frequenti
Perché gli host italiani richiedono una foto del mio passaporto o documento d'identità?
La registrazione dei clienti in Italia è un obbligo di legge. Ai sensi dell'articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), ogni struttura ricettiva deve comunicare le generalità degli ospiti che pernottano alla Polizia di Stato tramite il portale ufficiale Alloggiati Web, sia che si tratti di hotel, B&B o affitti brevi.
È sicuro inviare il mio documento d'identità al mio ospitante?
Sì. I vostri dati vanno esclusivamente alla Polizia di Stato tramite il portale governativo, mai a terzi o per scopi di marketing. La foto è utilizzata unicamente per la registrazione della segnalazione e viene cancellata una volta inseriti i vostri dati — l'unica traccia conservata è la ricevuta ufficiale di registrazione.
I bambini devono essere registrati anche loro?
Sì. Ogni ospite deve essere registrato, dai neonati agli adulti, senza eccezioni. Se preferite non inviare una foto del documento di vostro figlio, potete invece fornire il suo nome, sesso, data e luogo di nascita, e cittadinanza.
Quando devo inviare la mia carta d'identità?
Prima del vostro arrivo o al momento del check-in. La legge italiana concede ai proprietari un breve lasso di tempo per registrarsi – appena poche ore per un soggiorno breve – pertanto l'invio anticipato del vostro documento d'identità garantisce la conformità e rende il vostro arrivo agevole.
Quali informazioni ha effettivamente bisogno il mio ospite?
Per ogni ospite: nome completo come appare sul documento di identità, data e luogo di nascita, nazionalità e tipo e numero di documento di identità (passaporto o carta d'identità nazionale). Una foto chiara del passaporto o della carta d'identità fornisce tutto questo in una volta sola.
